Näin otat nettiajanvarauksen käyttöön yrityksessäsi: opas vaihe vaiheelta

Nettiajanvarauksen avulla asiakkaat voivat varata ajan silloin, kun heille sopii – myös iltaisin ja viikonloppuisin, kun yrityksesi on kiinni. Se säästää puheluita, vähentää päällekkäisiä varauksia ja yhdessä muistutusten kanssa vähentää peruuttamattomia poissaoloja. Käyttöönotto on vähemmän työtä kuin useimmat yrittäjät odottavat. Tämä vaiheittainen opas käy läpi kaiken palvelujen lisäämisestä varauslinkin jakamiseen, jotta ensimmäiset nettivaraukset voivat tulla jo tänään.

Ennen kuin aloitat: mitä tarvitset

Pidä nämä tiedot valmiina, niin käyttöönotto sujuu paljon nopeammin:

• Palvelusi sekä kunkin hinta ja kesto.
• Työntekijäsi ja se, mitä palveluja kukin tarjoaa.
• Työajat jokaiselle työntekijälle.
• Osoitteesi tai kaikki osoitteet, jos sinulla on useampi toimipiste.
• Peruutusehtosi, jos haluat pyytää varausmaksun tai ennakkomaksun.

Vaihe 1: Luo tili

Rekisteröidy sähköpostiosoitteella tai Google- tai Facebook-tilillä. timedulessa voit aloittaa 14 päivän maksuttoman kokeilun ilman luottokorttia. Rekisteröitymisen jälkeen lyhyt ohjattu käyttöönotto opastaa sinut ensimmäisten vaiheiden läpi.

Vaihe 2: Lisää toimipiste

Lisää paikka, jossa tarjoat palvelujasi, ja sen aikavyöhyke, jotta asiakkaat näkevät aina oikean paikallisen ajan. Osoitteeseen voit lisätä vinkkejä, kuten ”toinen kerros, hissin vieressä”. Merkitse toimipiste kartalle, niin se näkyy varaussivullasi. Jos sinulla on useita toimipisteitä, lisää ne kaikki: jokaisella voi olla omat työntekijänsä ja palvelunsa.

Vaihe 3: Lisää palvelut ja hinnat

Ryhmittele palvelut kategorioihin, kuten ”Hiustenleikkaukset”, ”Värjäykset” tai ”Hoidot”, jotta asiakkaat löytävät tarvitsemansa nopeasti. Lisää jokaiselle palvelulle selkeä nimi, hinta ja kesto. Tarkat kestot ovat tärkeitä: ne ratkaisevat, mitkä ajat näytetään vapaina, joten kalenteriisi ei koskaan tule ylivarauksia.

Vaihe 4: Lisää työntekijät

Lisää jokainen työntekijä nimellä ja sähköpostiosoitteella ja valitse, missä hän työskentelee ja mitä palveluja hän tarjoaa. Lisää myös kuva: moni asiakas haluaa valita, kenelle aikansa varaa. Työntekijät voivat kirjautua sisään ja nähdä oman aikataulunsa.

Vaihe 5: Aseta työajat

Määritä jokaiselle työntekijälle viikoittainen työaika. Asiakkaat voivat varata vain aikoja, joina työntekijä on töissä ja hänelle on liitetty vähintään yksi palvelu, joten tämä vaihe ratkaisee, mitä varaussivullasi näkyy. Lisää vapaapäivät ja lomat etukäteen, jotta kukaan ei varaa aikaa silloin, kun olet poissa.

Vaihe 6: Ota muistutukset käyttöön

Muistutukset ovat helpoin tapa vähentää peruuttamattomia poissaoloja. Ota käyttöön ilmaiset sähköpostimuistutukset sekä tekstiviestimuistutukset, jotka lähetetään 24 tuntia ennen varattua aikaa. Muokkaa viestin tekstiä ja aseta tekstiviestien lähettäjänimi, enintään 11 merkkiä, jotta asiakkaat tunnistavat sinut. Jokaisessa muistutuksessa on linkki, jolla asiakas voi perua ajan. Näin aika vapautuu jollekulle toiselle eikä jää tyhjäksi.

Vaihe 7: Ota vastaan varausmaksuja tai ennakkomaksuja (valinnainen)

Pitkissä tai kalliissa palveluissa varausmaksu sitouttaa asiakkaat saapumaan paikalle. Yhdistä PayPal tai Square ja valitse, maksavatko asiakkaat varatessaan koko hinnan vai kiinteän varausmaksun. Voit määrittää varausmaksut palvelukategorioittain, esimerkiksi vain yli tunnin kestäville hoidoille. Rahat menevät suoraan omalle tilillesi.

Vaihe 8: Jaa varauslinkkisi kaikkialle

Varaussivullasi on oma osoitteensa. Laita se kaikkialle, mistä asiakkaat sinua etsivät:

• Verkkosivustosi: kopioi lyhyt koodi ja upota varauslomake mille tahansa sivulle.
• Instagram ja Facebook: lisää linkki profiiliisi ja ”Varaa”-painikkeeseen.
• Google-yritysprofiili: lisää se varauslinkiksi, jotta ihmiset voivat varata ajan suoraan Google-hausta ja Mapsista.
• Sähköpostin allekirjoitus ja viestivastaukset: kun joku kysyy ”onko teillä aikaa perjantaina?”, lähetä linkki.

Vaihe 9: Tee testivaraus

Varaa itse aika samalla tavalla kuin asiakas, sekä puhelimella että tietokoneella. Tarkista, että palvelut, hinnat ja ajat näyttävät oikeilta, että varaus näkyy kalenterissasi ja että vahvistus tulee perille. Peru sitten varaus viestissä olevalla linkillä, niin tiedät, että sekin toimii.

Vinkkejä, joilla saat enemmän nettivarauksia

• Kerro vakioasiakkaillesi, että he voivat nyt varata ajan netissä, esimerkiksi lyhyellä maininnalla kuitissa tai kyltillä kassalla.
• Pidä työajat ajan tasalla. Varaussivu, jolla on vain vähän vapaita aikoja, ohjaa asiakkaat muualle.
• Käytä selkeitä palvelujen nimiä, jotka asiakkaat ymmärtävät, äläkä sisäisiä lyhenteitä.
• Vastaa puhelin- ja viestipyyntöihin varauslinkilläsi. Useimmat asiakkaat käyttävät sitä seuraavalla kerralla.

Valmis aloittamaan? Luo timedule-varaussivusi maksutta ja saat sen käyttöön yhden iltapäivän aikana. Jos jäät jumiin, ohjekeskuksesta löydät vastaukset yleisimpiin käyttöönottoa koskeviin kysymyksiin.