Онлайн-запись на смену шин: как шиномонтаж проходит сезон без очередей и звонков

В сезон смены шин телефон звонит весь день, и почти каждый звонок — с одним и тем же вопросом: «Когда можно приехать?» На время каждого разговора мастер откладывает ключ, а машина ждёт на подъёмнике. Система онлайн-записи снимает этот вопрос с вас: водитель сам выбирает свободное время, timedule даёт каждой машине свободный бокс, а госномер приходит вместе с записью. По этому руководству вы настроите запись на смену шин за один вечер, ещё до самых загруженных недель.

timedule: работает с 2022 года. От 14 € в месяц, без комиссии. Перенесём ваших клиентов бесплатно. Попробуйте бесплатно 14 дней.

Шинный сезон в датах

В Эстонии зимние шины обязательны с 1 декабря по 1 марта. Шипованные шины разрешены с 15 октября по 31 марта, а при зимних дорожных и погодных условиях — с 1 октября по 30 апреля (Transpordiamet).

В Латвии зимние шины обязательны с 1 декабря по 1 марта, а ездить на шипованных шинах запрещено с 1 мая по 1 октября (Правила дорожного движения Латвии, пункт 219).

В других странах проверьте местные правила. Для шиномонтажа эти даты означают два пика в год: осенью с середины октября до начала декабря и весной с марта до конца апреля. Внутри каждого пика есть ещё один — первый снег. Тогда все хотят приехать на одной и той же неделе, и если записаться можно только по телефону, очередь ждёт и на линии, и у ворот мастерской.

В timedule календарь на пик открывается заранее: если в поле Максимум дней вперёд стоит 45, уже в середине октября водители записываются до конца ноября, и большая часть осени оказывается в вашем календаре ещё до первого снега.

Почему очередь на телефоне теряет клиентов

По данным timedule, 44% онлайн-записей делаются вне будней с 8 до 18 или в выходные, а понедельник — самый загруженный день недели по числу записей (когда клиенты записываются). В сезон смены шин это значит две вещи:

• Вечером ваш телефон молчит. Водитель, который вспомнил о шинах в 21:00 после работы, не станет ставить напоминание, чтобы позвонить вам завтра утром. Он запишется туда, где свободное время видно сразу, а запись занимает две минуты.
• В понедельник утром звонят все сразу. Как раз тогда, когда на каждом подъёмнике уже стоит машина. Каждый звонок отрывает от работы, а каждый пропущенный звонок — это клиент, который звонит в соседний шиномонтаж.

Даже если вы успели ответить, разговор отнимает время: вместе ищете свободное окно, спрашиваете про машину и размер шин и записываете всё на листок, который потом теряется. Страница записи timedule сама спрашивает госномер, ставит машину в свободный бокс, и все данные сразу оказываются в календаре.

С timedule ваш календарь открыт, даже когда мастерская закрыта. Утром в личном кабинете вы видите день по боксам: во сколько, какая работа, какая машина и в каком боксе.

Как настроить запись на смену шин

Настраиваете один раз: к весеннему сезону всё уже готово, и остаётся только снова поделиться ссылкой на запись. Всё, что описано ниже, можно настроить уже в бесплатном пробном периоде timedule. SMS-напоминания начинают уходить, когда подписка активна. Те же настройки описаны на нашей странице для автосервисов.

1. Добавьте услуги с реальной длительностью. Например, «Смена шин» 45 мин, «Смена шин + балансировка» 60 мин и «Шинный отель», если вы храните шины. Если цена зависит от размера дисков, выберите тип цены «От»: клиент видит начальную цену и задаёт меньше вопросов. Календарь предлагает только то время, в которое помещается вся работа, поэтому 60-минутная работа никогда не попадёт в 45-минутное окно.
2. Добавьте подъёмники и боксы как бронируемые ресурсы. Откройте Настройки → Функции, включите Бронируемые ресурсы и назовите их «Боксы». Добавьте каждый подъёмник и шиномонтажный бокс и выберите, каким работам нужен бокс. Время предлагается, только когда свободны и мастер, и подходящий бокс, поэтому на один подъёмник никогда не запишут две машины на одно время. Если подъёмник в ремонте, отметьте его недоступным на это время, а остальные боксы продолжат принимать записи.
3. Спрашивайте госномер в форме записи. Откройте Страница записи → Форма записи, добавьте вопрос «Госномер» и отметьте его обязательным. По желанию добавьте ещё «Размер шин» или «Размер дисков». Ответы видны в записи и в письме о новой записи, так что нужные шины уже достают со склада до того, как машина заедет в бокс.
4. Включите напоминания со ссылкой для отмены. timedule отправляет напоминание по SMS или email перед визитом. В письме ссылка для отмены уже есть, а в SMS её можно добавить. Когда клиент отменяет запись, время сразу снова свободно на вашей странице записи, и его может занять следующий водитель. Чтобы отменить запись, клиенту не нужно звонить, так что и этот звонок исчезает с вашего телефона. Читайте также, как напоминания сокращают неявки.
5. Берите предоплату в сезон. Если неявки в пик обходятся вам дорого, включите Настройки → Онлайн-оплата. Клиент при записи платит полную цену или задаток, а оплаченное время просто так не пропускают. Когда сезон утихнет, снова выключите её.
6. Ограничьте, как далеко вперёд и можно ли на сегодня. Откройте Страница записи → Правила записи, задайте Максимум дней вперёд (например, 45) и при необходимости включите Запретить запись на сегодня. Так в уже заполненный день не прилетят неожиданные онлайн-записи, а вы сами решаете, когда открываются следующие недели.

Где разместить ссылку на запись

У каждого аккаунта timedule есть своя страница записи. Разместите ссылку на неё везде, где водители вас ищут:

• Профиль компании в Google. Водитель ищет «шиномонтаж» и свой город, например «шиномонтаж Таллин», в Google или Google Картах и видит на карте ближайшие мастерские. Добавьте свою страницу записи как ссылку для записи в профиль компании в Google. Тогда кнопка записи стоит прямо рядом с вашей карточкой на карте, и клиент записывается без звонка. Заодно обновите в профиле часы работы на сезон, чтобы они совпадали с рабочим временем ваших сотрудников в timedule и никто не приезжал к закрытым воротам.
• Сайт. Добавьте на сайт кнопку онлайн-записи или встройте всю страницу записи.
• Страница в Facebook. Поставьте ссылку на кнопку страницы и в первый пост сезона: «Записаться на смену шин можно здесь».

Все три ведут на одну и ту же страницу записи, поэтому в календаре всегда одна правильная картина.

Чек-лист перед наплывом

Распечатайте его и отмечайте каждый шаг, когда он готов:

• Услуги с реальной длительностью и ценой «От»: смена шин, смена шин + балансировка, шинный отель.
• Настройки → Функции → Бронируемые ресурсы включены, названы «Боксы», каждый подъёмник и шиномонтажный бокс добавлен.
• В форме записи обязательный вопрос «Госномер», по желанию размер шин или дисков.
• SMS- и email-напоминания включены, ссылка для отмены в сообщении.
• Предоплата включена, если неявки в пик обходятся дорого.
• Максимум дней вперёд задан, запись на сегодня при необходимости запрещена.
• Ссылка на запись в профиле компании в Google, на сайте и на странице в Facebook.

Настройте запись на смену шин сегодня

timedule — самый простой способ снять шинный сезон с телефона: клиенты записываются сами, в том числе вечером и в выходные, каждая машина получает свободный бокс, а госномер приходит вместе с записью. Посмотрите, как программа онлайн-записи для автосервиса работает с подъёмниками и боксами. От 14 € в месяц, без комиссии. Перенесём ваших клиентов бесплатно. Попробуйте timedule бесплатно 14 дней.