Как настроить онлайн-запись для вашего бизнеса: пошаговое руководство

Онлайн-запись позволяет клиентам записываться в любое удобное для них время, в том числе вечером и в выходные, когда вы закрыты. Она избавляет от лишних звонков, сокращает число накладок в расписании, а вместе с напоминаниями — и количество неявок. Настроить её проще, чем ожидает большинство владельцев бизнеса. Это пошаговое руководство проведёт вас через весь процесс — от списка услуг до публикации ссылки на запись, — чтобы первые онлайн-записи начали поступать уже сегодня.

Перед началом: что понадобится

Подготовьте эту информацию заранее — так настройка пройдёт гораздо быстрее:

• Ваши услуги с ценой и длительностью каждой.
• Ваши сотрудники и услуги, которые оказывает каждый из них.
• Рабочие часы каждого сотрудника.
• Ваш адрес или все адреса, если у вас несколько филиалов.
• Правила отмены, если вы хотите брать депозит или предоплату.

Шаг 1. Создайте аккаунт

Зарегистрируйтесь по email или через аккаунт Google или Facebook. В timedule можно начать бесплатный 14-дневный пробный период без банковской карты. После регистрации короткий мастер настройки проведёт вас через первые шаги.

Шаг 2. Добавьте филиал

Добавьте место, где вы оказываете услуги, и его часовой пояс, чтобы клиенты всегда видели правильное местное время. В адресе можно указать подсказки, например «второй этаж, рядом с лифтом». Отметьте филиал на карте — он будет показан на вашей странице записи. Если у вас несколько филиалов, добавьте их все: у каждого могут быть свои сотрудники и услуги.

Шаг 3. Добавьте услуги и цены

Объедините услуги в категории, например «Стрижки», «Окрашивание» или «Процедуры», чтобы клиенты быстро находили нужное. Для каждой услуги укажите понятное название, цену и длительность. Точная длительность важна: от неё зависит, какое время показывается как свободное, поэтому в вашем расписании никогда не будет накладок.

Шаг 4. Добавьте сотрудников

Добавьте каждого сотрудника с именем и email, укажите, где он работает и какие услуги оказывает. Добавьте и фото: многие клиенты любят сами выбирать мастера. Сотрудники могут войти в систему и видеть своё расписание.

Шаг 5. Задайте рабочие часы

Задайте недельный график для каждого сотрудника. Клиенты могут записаться только на то время, когда сотрудник работает и у него есть хотя бы одна назначенная услуга, поэтому именно этот шаг определяет, что покажет ваша страница записи. Заранее отметьте выходные и отпуска, чтобы никто не записался, когда вас нет.

Шаг 6. Включите напоминания

Напоминания — самый простой способ сократить неявки. Включите бесплатные напоминания по email и SMS-напоминания, которые отправляются за 24 часа до визита. Измените текст сообщения и задайте имя отправителя SMS длиной до 11 символов, чтобы клиенты вас узнавали. В каждом напоминании есть ссылка, по которой клиент может отменить запись: так освободившееся время достанется кому-то другому, а не будет простаивать.

Шаг 7. Принимайте депозит или предоплату (по желанию)

Для длительных или дорогих услуг депозит повышает ответственность клиентов, и они чаще приходят. Подключите PayPal или Square и выберите, будут ли клиенты при записи оплачивать полную стоимость или фиксированный депозит. Депозит можно настроить для отдельных категорий услуг, например только для процедур дольше часа. Деньги поступают напрямую на ваш собственный счёт.

Шаг 8. Разместите ссылку на запись везде

У вашей страницы записи есть собственный адрес. Разместите его везде, где вас ищут клиенты:

• Ваш сайт: скопируйте короткий код, чтобы встроить форму записи на любую страницу.
• Instagram и Facebook: добавьте ссылку в профиль и на кнопку «Записаться».
• Профиль компании в Google: укажите её как ссылку для записи, чтобы клиенты могли записываться прямо из Google Поиска и Карт.
• Подпись в email и ответы на сообщения: когда вас спрашивают «есть ли время в пятницу?», отправьте ссылку.

Шаг 9. Сделайте тестовую запись

Запишитесь сами так, как это сделал бы клиент, — и с телефона, и с компьютера. Проверьте, что услуги, цены и время отображаются правильно, запись появилась в вашем календаре, а подтверждение пришло. Затем отмените запись по ссылке из сообщения, чтобы убедиться, что и это работает.

Советы, как получать больше онлайн-записей

• Сообщите постоянным клиентам, что теперь к вам можно записаться онлайн, например короткой припиской на чеке или табличкой у стойки.
• Следите за актуальностью рабочих часов. Если на странице записи мало свободного времени, клиенты уходят к другим.
• Используйте понятные клиентам названия услуг, а не внутренние сокращения.
• Отвечайте на звонки и сообщения ссылкой на запись. В следующий раз большинство клиентов воспользуются ею.

Готовы начать? Создайте страницу записи timedule бесплатно и запустите её за один день. Если возникнут трудности, в справочном центре есть ответы на самые частые вопросы о настройке.