Як налаштувати онлайн-запис для свого бізнесу: покрокова інструкція

Онлайн-запис дає клієнтам змогу записатися тоді, коли їм зручно, зокрема ввечері й на вихідних, коли ви зачинені. Він заощаджує вам час на дзвінках, запобігає подвійним записам, а разом із нагадуваннями — зменшує кількість неявок. Налаштувати його простіше, ніж очікує більшість власників бізнесу. Ця покрокова інструкція проведе вас через увесь процес — від переліку послуг до поширення посилання для запису, — щоб перші онлайн-записи почали надходити вже сьогодні.

Перед початком: що знадобиться

Підготуйте цю інформацію заздалегідь. З нею налаштування піде набагато швидше:

• Ваші послуги — з ціною та тривалістю кожної.
• Ваші працівники — і які послуги надає кожен із них.
• Робочі години кожного працівника.
• Ваша адреса або всі адреси, якщо у вас кілька філій.
• Ваші правила скасування, якщо ви хочете брати депозит або передоплату.

Крок 1: Створіть обліковий запис

Зареєструйтеся за допомогою email або облікового запису Google чи Facebook. У timedule можна почати 14-денний безкоштовний пробний період без банківської картки. Після реєстрації короткий майстер налаштування проведе вас через перші кроки.

Крок 2: Додайте свою філію

Додайте місце, де ви надаєте послуги, і його часовий пояс, щоб клієнти завжди бачили правильний місцевий час. В адресі можна додати підказки, наприклад «перший поверх, біля ліфта». Позначте філію на мапі — і вона з'явиться на вашій сторінці запису. Якщо філій кілька, додайте всі: у кожної можуть бути власні працівники та послуги.

Крок 3: Додайте послуги та ціни

Згрупуйте послуги за категоріями, наприклад «Стрижки», «Фарбування» або «Процедури», щоб клієнти швидко знаходили потрібне. Для кожної послуги вкажіть зрозумілу назву, ціну й тривалість. Точна тривалість важлива: саме від неї залежить, який час показується вільним, тож ваш розклад ніколи не буде перевантажено.

Крок 4: Додайте працівників

Додайте кожного працівника з іменем та email, оберіть, де він працює і які послуги надає. Додайте й фото: багато клієнтів люблять самі обирати, до кого записатися. Працівники можуть увійти в систему й переглядати власний розклад.

Крок 5: Налаштуйте робочі години

Задайте тижневий графік для кожного працівника. Клієнти можуть записатися лише на той час, коли працівник на роботі й має принаймні одну призначену послугу, тож саме цей крок визначає, що показуватиме ваша сторінка запису. Заздалегідь додайте вихідні та відпустки, щоб ніхто не записався на час, коли вас не буде.

Крок 6: Увімкніть нагадування

Нагадування — найпростіший спосіб зменшити кількість неявок. Увімкніть безкоштовні нагадування електронною поштою та SMS-нагадування, які надсилаються за 24 години до візиту. Відредагуйте текст повідомлення й задайте ім'я відправника SMS довжиною до 11 символів, щоб клієнти вас упізнавали. Кожне нагадування містить посилання, за яким клієнт може скасувати запис, — і час звільняється для когось іншого, а не залишається порожнім.

Крок 7: Беріть депозит або передоплату (за бажанням)

Для тривалих або дорогих послуг депозит робить клієнтів відповідальнішими щодо візиту. Підключіть PayPal або Square і виберіть, чи сплачують клієнти під час запису повну вартість чи фіксований депозит. Депозити можна налаштувати для кожної категорії послуг, наприклад лише для процедур, довших за годину. Гроші надходять безпосередньо на ваш власний рахунок.

Крок 8: Поширюйте посилання для запису всюди

Ваша сторінка запису має власну адресу. Розмістіть її всюди, де клієнти вас шукають:

• Ваш сайт: скопіюйте короткий код, щоб вбудувати форму запису на будь-яку сторінку.
• Instagram і Facebook: додайте посилання у профіль і до кнопки «Записатися».
• Профіль компанії в Google: додайте його як посилання для запису, щоб люди могли записуватися прямо з Пошуку Google і Google Карт.
• Підпис в email і відповіді на повідомлення: коли хтось питає «а є вільний час у п'ятницю?», надішліть посилання.

Крок 9: Зробіть тестовий запис

Запишіться самі, так, як це зробив би клієнт, — і з телефона, і з комп'ютера. Перевірте, чи правильно відображаються послуги, ціни й час, чи з'являється запис у вашому календарі та чи надходить підтвердження. Потім скасуйте запис за посиланням із повідомлення, щоб переконатися, що й це працює.

Поради, як отримувати більше онлайн-записів

• Повідомте постійних клієнтів, що тепер можна записатися онлайн, наприклад короткою приміткою на чеку або табличкою біля стійки.
• Тримайте робочі години актуальними. Сторінка запису з малою кількістю вільного часу відправляє клієнтів до конкурентів.
• Використовуйте зрозумілі клієнтам назви послуг, а не внутрішні скорочення.
• Відповідайте на дзвінки й повідомлення посиланням для запису. Наступного разу більшість клієнтів скористається саме ним.

Готові почати? Створіть свою сторінку запису timedule безкоштовно і запустіть її за один день. Якщо щось не виходить, у довідковому центрі є відповіді на найпоширеніші запитання щодо налаштування.