Довідковий центр
Відповіді на поширені запитання про налаштування та роботу з timedule.
timedule — це програма онлайн-запису для салонів, клінік та інших бізнесів, що працюють за записом. Ви отримуєте власну сторінку запису, форму запису для свого сайту, календар для працівників, базу клієнтів, а також нагадування email і SMS.
Створіть обліковий запис. Ви одразу отримаєте доступ до панелі керування, а короткий посібник проведе вас через перші кроки налаштування.
Клієнти зможуть записуватися, щойно буде готово чотири речі:
Після цього поділіться посиланням на запис із розділу «Сторінка запису».
Так. Кожен новий обліковий запис отримує 14 днів безкоштовного пробного періоду. Під час пробного періоду SMS не надсилаються; нагадування email працюють як зазвичай. Щоб сторінка запису працювала й після пробного періоду, оберіть тариф у розділі «Оплата».
Сторінка запису, нагадування та панель керування доступні англійською, естонською, фінською, латиською, російською, іспанською, турецькою та українською мовами. Мову сторінки запису й повідомлень за замовчуванням можна вибрати в пункті "Основна мова" в розділі «Налаштування». Клієнти можуть перемкнути сторінку запису на іншу мову.
Так, timedule підходить для будь-якого бізнесу, що працює за записом: перукарень і салонів краси, барбершопів, масажу та фізіотерапії, стоматологічних і ветеринарних клінік, фітнес-студій, репетиторів, фотографів, автосервісів тощо. Ви самі налаштовуєте послуги, працівників, філії та робочий час, тож сторінка запису показує саме те, що ви пропонуєте. Підпис "Фахівець" можна перейменувати, наприклад на «Тренер» або «Лікар», а під час запису ставити клієнтам власні запитання. Якщо для запису разом із працівником потрібен кабінет, бокс чи обладнання, увімкніть ресурси для бронювання на вкладці "Функції" розділу «Налаштування».
Для автошкіл є готове налаштування: на тій самій вкладці оберіть "Автошкола" як вид бізнесу. Після цього панель керування говорить про інструкторів, учнів і уроки, вмикається розділ «Автомобілі», а timedule додає те, чого у вас ще немає: приклади уроків на механіці та автоматі з двома прикладами автомобілів, а також теоретичне заняття. Перейменуйте або видаліть приклади, щоб налаштувати все під себе; список на головній сторінці панелі керування показує, що ще залишилося налаштувати. Якщо згодом обрати "Інше", повернуться звичайні назви, а приклади знову буде видалено, якщо ви їх не змінили й не використали (наприклад, урок, на який уже є записи). Ваші записи, клієнти та працівники залишаються недоторканими.
Відкрийте розділ «Сторінка запису» і перейдіть на вкладку "Посилання та вбудовування". Скопіюйте посилання на запис і поширюйте його в Instagram, Facebook, Google, в email-листах чи будь-де інде. На тій самій вкладці є QR-код, який можна завантажити у форматі PNG і роздрукувати для рецепції або листівок.
Відкрийте розділ «Сторінка запису», перейдіть на вкладку "Посилання та вбудовування" і скопіюйте код у блоці "Інтеграція з вашим сайтом". Вставте його на свій сайт там, де має з’явитися форма запису. Це працює з більшістю конструкторів сайтів, які дозволяють додавати власний HTML.
Так. У розділі «Сторінка запису» натисніть "Змінити адресу сторінки запису" і виберіть нову адресу, наприклад yoursalon.timedule.com. Адреса не повинна бути зайнята іншим бізнесом. Не забудьте оновити посилання, якими ви вже поділилися.
У розділі «Сторінка запису» на вкладці "Зовнішній вигляд" можна вибрати фон (або завантажити власне зображення), змінити макет сторінки, вибрати великі чи компактні часові слоти та перемикатися між новим і класичним дизайном. Перевірте результат на комп’ютері й телефоні за допомогою попереднього перегляду.
Так. У розділі «Сторінка запису» на вкладці "Зовнішній вигляд" є блок "Послуги та працівники". Там можна приховати тривалість послуг, показати вибір фахівця над або під календарем чи приховати його, зробити його більшим і змінити його текст. Також можна перейменувати підпис "Фахівець" у підсумку запису, наприклад на «Тренер» або «Лікар».
Так. У розділі «Сторінка запису» на вкладці "Власний вміст" можна додати вміст у шапку сторінки та примітку під календарем, наприклад інформацію про паркування або правила скасування.
Так. У розділі «Сторінка запису» відкрийте вкладку "Форма запису" і натисніть "Додати запитання". Є три типи:
Текстові запитання та запитання зі списком можна зробити обов'язковими. У розділі "Переклади" можна вказати кожне запитання іншими мовами, щоб клієнти бачили його мовою сторінки запису. Відповіді показуються в деталях запису та в email-сповіщенні про новий запис.
Так. У розділі «Сторінка запису» на вкладці "Зовнішній вигляд" у блоці "Власні стилі та відстеження" є поле "Власний CSS". Цей CSS додається до вашої сторінки запису, наприклад щоб змінити кольори чи шрифти. Після оновлень сторінки запису власний CSS може перестати працювати, тому перевіряйте сторінку після збереження та після великих змін.
Так. На вкладці "Зовнішній вигляд" розділу «Сторінка запису» у блоці "Власні стилі та відстеження" введіть ідентифікатор вимірювання Google Analytics 4 (він починається з G-) або ідентифікатор Meta Pixel. Відвідування вашої сторінки запису тоді фіксуються у вашому власному обліковому записі. Коли клієнт записується, Google Analytics отримує подію create_booking, а Meta Pixel — подію Schedule, які можна використовувати для оцінки реклами. Там, де цього вимагає закон, ви самі відповідаєте за отримання згоди клієнтів на відстеження.
Так. На вкладці "Правила запису" в розділі «Сторінка запису», у пункті "Переспрямування після запису", вкажіть адресу сторінки, яку клієнти побачать після завершення запису, наприклад сторінки з подякою.
Відкрийте розділ «Послуги». Спочатку додайте категорію (наприклад, "Стрижки"), а потім додайте до неї послуги з назвою, ціною та тривалістю. Призначте кожну послугу працівникам, які її надають, інакше клієнти не зможуть на неї записатися.
Так. Під час редагування послуги виберіть тип ціни: "Фіксована" показує точну ціну, "Від" показує її як початкову, а "Прихована" взагалі не показує ціну клієнтам.
Виберіть одну із запропонованих тривалостей або "Інше", щоб указати власну. Найкоротша послуга — 5 хвилин. Тривалість визначає, скільки часу працівника займає запис.
Так. У розділі «Послуги» відкрийте послугу для редагування і виберіть "Час після послуги" — від 5 хвилин до 4 годин. У цей час ніхто не зможе записатися до працівника, тож буде час прибрати, підготуватися або відпочити. Клієнти, як і раніше, бачать лише тривалість самої послуги — на сторінці запису та в повідомленнях.
Наступний час початку пропонується одразу після закінчення цього часу: після 30-хвилинного сеансу о 9:00 і 20 хвилин після нього наступний запропонований час — 9:50. У полі "Час початку" виберіть "Один за одним", щоб пропонувати лише такі часи (9:00, 9:50, 10:40…) замість інтервалу часу з вкладки "Правила запису". У календарі час після кожного запису позначено як "Пауза". Якщо пізніше змінити налаштування, уже створені записи не зміняться, а записи, які ви додаєте самі в панелі керування, можуть і далі займати цей час.
Так. Відредагуйте послугу й заповніть її опис. Він показується клієнтам на сторінці запису й допомагає їм вибрати потрібну послугу.
Так. У розділі «Послуги» відкрийте послугу й виберіть зображення (JPG або PNG, до 2 MB). Воно показується на картці послуги на сторінці запису. Нову послугу потрібно спершу зберегти, а вже потім додавати зображення.
Так, за замовчуванням клієнти можуть вибрати кілька послуг в одному записі, і їхня тривалість додається. Щоб обмежити запис однією послугою, увімкніть "Лише одна послуга в записі" на вкладці "Правила запису" в розділі «Сторінка запису».
Відкрийте розділ «Працівники» і натисніть "Додати працівника". Введіть ім’я та email і виберіть філію, де він працює. Потім призначте йому послуги й налаштуйте робочий час. Кількість працівників, яких можна додати, залежить від вашого тарифу.
У розділі «Працівники» натисніть "Додати фото" біля працівника без фото або значок олівця, щоб змінити наявне. Фото показується клієнтам на сторінці запису.
Так. У розділі «Працівники» відредагуйте працівника й заповніть поле "Короткий опис" (до 300 символів), наприклад його спеціалізацію або мови, якими він володіє. Опис показується під його іменем у виборі фахівця на сторінці запису.
Так. Під час додавання чи редагування працівника в розділі «Працівники» увімкніть "Увімкнути доступ до панелі керування". Потім виберіть, які розділи він бачитиме, наприклад «Записи», «Клієнти» чи «Налаштування», щоб працівник міг вести свій календар, не бачачи оплати та інших налаштувань.
Відкрийте розділ «Робочий час», виберіть працівника й додайте його щотижневий графік у блоці "Звичайний робочий час". Клієнти можуть записатися лише на час у межах цього графіка.
У розділі «Робочий час» додайте перерву до звичайного робочого часу працівника. Під час перерв клієнти не можуть записатися. Перерви не можуть накладатися одна на одну.
У розділі «Робочий час» додайте день у блоці "Особливі дні". Виберіть "Позначити як недоступний" для вихідного чи свята або вкажіть інші години на цей день. Особливий графік замінює звичайний робочий час лише на цю дату.
Так. У розділі «Робочий час» укажіть для працівника дати "Доступний для запису з" і "до", наприклад для сезонного працівника чи того, хто починає наступного місяця. Поза цим періодом клієнти не зможуть до нього записатися.
Перевірте по черзі:
Філія — це місце, де працюють ваші працівники й надаються послуги. Якщо у вас їх кілька, клієнти спочатку вибирають філію, а потім бачать доступних там працівників і послуги. Ви можете додати скільки завгодно філій без додаткової плати.
Відкрийте розділ «Філії» і натисніть "Додати філію". У полі адреси можна додати підказки для клієнтів, наприклад "перший поверх, біля ліфта". Клацніть на карті або перетягніть мітку, щоб указати точне місце, яке показується на сторінці запису.
Часовий пояс повідомляє timedule, де розташована філія, щоб сторінка запису й нагадування показували правильний місцевий час. Коли ви вибираєте часовий пояс, показується поточний час у ньому, тож ви можете перевірити, що все правильно.
Це автомобілі, кабінети, бокси чи обладнання, потрібні для запису разом із працівником, наприклад урок водіння, для якого потрібен автомобіль, або процедура, для якої потрібен кабінет. Увімкніть "Використовувати ресурси для бронювання" на вкладці "Функції" розділу «Налаштування» і виберіть, як ви їх називаєте: автомобілі, кабінети, бокси, обладнання чи ресурси. Тоді сторінка запису пропонуватиме лише той час, коли вільні і працівник, і ресурс, яким він може користуватися.
Якщо цю функцію вимкнути, ваші ресурси та налаштування збережуться, а записи працюватимуть, як раніше.
Коли ресурси для бронювання увімкнено, у меню панелі керування з'являється для них окремий розділ, названий так, як ви їх називаєте, наприклад «Автомобілі» чи «Кабінети». Натисніть кнопку додавання (наприклад, "Додати автомобіль") і заповніть:
Потім для кожної послуги виберіть, які ресурси їй потрібні.
У розділі «Послуги» відкрийте послугу для редагування і в полі "Потрібен автомобіль" (або кабінет, бокс тощо) виберіть ресурси, які можна для неї використовувати. Кожен запис на цю послугу отримає один із них, вільний у цей час. Якщо послузі потрібно кілька речей, наприклад кабінет і лазер, натисніть "Потрібно ще щось" і вкажіть, скільки кожного ресурсу потрібно для одного запису. Послуга може мати до 5 вимог. Залиште поле порожнім, якщо послузі нічого не потрібно.
Так, наприклад, якщо це власний автомобіль інструктора. Відкрийте ресурс для редагування, у полі "Хто може користуватися" виберіть "Вибрані працівники" і вкажіть їх. Ресурси працівника можна також вибрати під час його редагування в розділі «Працівники». Якщо працівник не може користуватися жодним із ресурсів, потрібних для послуги, до нього не можна записатися на цю послугу, і панель керування вас про це попередить.
Відкрийте його для редагування й натисніть "Додати період недоступності". Вкажіть, з якого й до якого часу він недоступний, і за бажанням причину, наприклад техогляд. У цей час на нього не можна буде створити нових записів. Час указується в часовому поясі філії.
Автоматично. Коли клієнт записується, timedule вибирає ресурс, яким може користуватися працівник і який вільний на весь час запису. Клієнти його не вибирають. Коли ви додаєте запис у розділі «Записи», можна залишити варіант "Автоматично" або вибрати конкретний ресурс. Якщо ви змінюєте послуги в записі, його ресурси перевіряються знову; якщо для нових послуг вільного ресурсу немає, ви побачите повідомлення, що запис більше не має ресурсу.
Записи, у яких він використовується, залишаться в силі, але нових записів на нього створити не можна буде. Перед видаленням панель керування покаже, скільки майбутніх записів його використовують.
На сторінці «Головна» перемкніть календар на вигляд, названий за вашими ресурсами, наприклад «Автомобілі». Він показує день, де кожному ресурсу відведено окремий рядок. У деталях запису видно, який ресурс він використовує. Сторінка «Статистика» показує заброньовані години кожного ресурсу, а для ресурсів із власними робочими годинами також частку цих годин, яку було заброньовано.
Так. Поки ресурси для бронювання увімкнено, ви можете використовувати ${resourceName} у текстах email і SMS у розділі «Налаштування»; його буде замінено назвою ресурсу запису. Автошколи можуть також використовувати ${resource_plate} для номерного знака автомобіля. Змінні перелічено поруч із редактором повідомлення.
Якщо вашим видом бізнесу вибрано "Автошкола", кожен автомобіль має поле "Номерний знак". Відкрийте автомобіль для редагування в розділі «Автомобілі» і введіть його номер. Номер показується поруч із назвою автомобіля на його картці, у виборі автомобіля під час додавання запису, у деталях запису, а також учню, коли він завершує запис. Його можна додати й у нагадування.
Якщо змінити назву чи номер автомобіля, уроки, які вже почалися, збережуть назву й номер, з якими вони відбувалися, а майбутні уроки показуватимуть нові. Коли у вас з'являється інший автомобіль, додайте його як новий і видаліть старий, щоб минулі уроки зберегли старий автомобіль.
Для записів телефоном або особисто скористайтеся кнопкою "Додати запис" у розділі «Записи» або в календарі. Виберіть працівника, клієнта, послуги та час. "Швидкий запис" показує найближчий вільний час, а дані клієнта можна додати одразу або пізніше.
Календар у розділі «Головна» показує ваші записи за день або за тиждень. Клацніть запис, щоб побачити подробиці. Щоб швидко знайти запис чи клієнта, скористайтеся пошуком угорі панелі керування.
Відкрийте запис із календаря або розділу «Записи» й натисніть "Скасувати цей запис". Запис залишиться в історії з позначкою «скасовано», а час стане вільним для інших клієнтів.
Так. Підтвердження та нагадування email містять посилання для скасування, тож клієнти можуть скасувати запис, не телефонуючи вам. Скасовані записи позначаються в календарі. SMS не можуть містити посилань, тому посилання для скасування надсилається лише email.
Так. Увімкніть "Підтверджувати записи вручну" в розділі «Налаштування». Тоді нові онлайн-записи чекатимуть на підтвердження, і ви підтверджуватимете кожен із подробиць запису.
У розділі «Налаштування» увімкніть "Отримувати сповіщення про нові записи" і вкажіть email, на який надходитиме лист щоразу, коли хтось записується.
У листі також є відповіді клієнта на ваші додаткові запитання під час запису.
Так. На вкладці "Правила запису" в розділі «Сторінка запису» можна:
Розділ «Статистика» показує кількість записів і дохід за будь-який період, а також які послуги та працівники приносять найбільше. Можна фільтрувати за філією та перемикатися між графіками й таблицями.
Так. Кожен клієнт, який записався онлайн, додається в розділ «Клієнти». Наявних клієнтів можна додати й самостійно за допомогою "Додати клієнта". Один номер телефону може належати лише одному клієнту.
Так. Відкрийте клієнта в розділі «Клієнти», щоб побачити його контактні дані, минулі й майбутні записи, кількість скасувань і загальну вартість записів.
У розділі «Налаштування» можна увімкнути нагадування email, нагадування SMS, а також підтвердження запису email і SMS. Нагадування надсилаються за 24 години до візиту. Email-повідомлення безкоштовні; SMS оплачуються з вашого балансу SMS.
Так. У розділі «Налаштування» можна редагувати тему й текст кожного email-листа та текст кожного SMS. Використовуйте змінні, як-от ім’я клієнта, час запису, ім’я працівника, послуги й ціна; вони заповнюються для кожного запису. Список змінних показано поруч із редактором повідомлень.
Налаштуйте обидва в розділі «Налаштування», щоб клієнти впізнавали ваші повідомлення. Ім’я відправника SMS може мати до 11 символів — лише латинські літери A-Z і цифри 0-9, без пробілів і спецсимволів. Ім’я відправника email може мати до 50 символів.
SMS оплачуються за кожне повідомлення за місцевими цінами, які залежать від країни отримувача. Ціни можна переглянути на сторінці «Ціни» або за допомогою "Переглянути вартість SMS" у панелі керування.
Відкрийте розділ «Оплата» і поповніть рахунок у блоці "Баланс SMS". Мінімальне поповнення — 5. Зазвичай баланс оновлюється протягом кількох хвилин після оплати. Під час безкоштовного пробного періоду надсилання SMS недоступне.
Посилання в SMS заборонені, бо мобільні оператори часто позначають повідомлення з посиланнями як спам і можуть їх не доставити. Додавайте посилання, як-от посилання для скасування, в email-повідомлення.
Нагадування надсилаються за 24 години до візиту, тож записи, зроблені менш ніж за 24 години, їх не отримують. Також перевірте, що:
У розділі «Налаштування» знайдіть "Онлайн-оплата" і підключіть PayPal, Stripe або Square; для кожного з них показано, які ключі потрібні. Потім виберіть, чи клієнти сплачуватимуть повну суму чи фіксовану передоплату під час запису.
Так, для кожної категорії послуг. Задайте передоплату за замовчуванням у пункті "Онлайн-оплата" в розділі «Налаштування», а потім задайте власну передоплату для будь-якої категорії в розділі «Послуги». Категорії без власної суми використовують значення за замовчуванням.
Ні. Оплати надходять безпосередньо на ваш власний рахунок PayPal, Stripe або Square. timedule ніколи не бере частку з ваших записів чи оплат; діють лише власні комісії платіжного провайдера.
Тарифи відрізняються лише кількістю працівників. Кожен тариф включає необмежену кількість клієнтів, послуг, записів і філій. Актуальні ціни дивіться на сторінці «Ціни». SMS оплачуються окремо.
Відкрийте розділ «Оплата» і виберіть тариф. Перейти на більший тариф можна будь-коли. Щоб перейти на менший, кількість працівників спершу має не перевищувати ліміт нового тарифу.
Можна оплатити банківською карткою або вибрати банківський переказ і отримати рахунок на email; обліковий запис буде активовано, щойно надійде оплата. Додайте платіжні дані, як-от назву компанії та номер платника ПДВ, у розділі «Оплата».
Відкрийте розділ «Оплата» і натисніть "Скасувати підписку". Коли обліковий запис стає неактивним, сторінка запису перестає приймати записи. Ви можете будь-коли знову активувати її, вибравши тариф.
Сторінка запису перестане приймати записи, а нагадування не надсилатимуться, доки ви не виберете тариф у розділі «Оплата». Ваші послуги, працівники, клієнти й записи зберігаються.
Так. Якщо вашому бізнесу потрібне індивідуальне рішення, напишіть на info@timedule.com, і ми надішлемо вам пропозицію протягом 24 годин.
Натисніть "Забули пароль?" на сторінці входу і введіть свій email. Ви отримаєте посилання для встановлення нового пароля. Якщо ви реєструвалися через Google або Facebook, входьте за допомогою тієї самої кнопки.
Так. Відкрийте меню під своїм ім’ям у панелі керування, виберіть "Доступність" і змініть розмір шрифту.
Напишіть нам на help@timedule.com або скористайтеся кнопкою "Є побажання?" у панелі керування. Ми читаємо кожен запит і додаємо найпопулярніші функції.
Напишіть нам на help@timedule.com, і ми відповімо якомога швидше.
Спробуйте нашу систему онлайн-запису й переконайтеся, як легко керувати записами.