Joulukuun ruuhka: näin täytät kalenterin ilman loputonta puhelinrumbaa

Joulukuu on palveluyrityksen kiireisin kuukausi. Ennen juhlapyhiä kaikki haluavat kampaajalle, manikyyriin, hierontaan, hammaslääkäriin tai auton kuntoon — ja kaikki haluavat sen samojen kahden viikon aikana. Juuri silloin sinä olet koko päivän asiakkaan kanssa: kädet ovat kiinni työssä, puhelin värisee taskussa ja Instagram-viestit kasaantuvat vastaamatta.

Illalla istut alas ja alat soitella takaisin. Osa ei vastaa, osa on jo varannut muualta ja joku kirjoittaa uudestaan kolmen päivän päästä. Kaikki tämä edestakainen viestittely on palkatonta työtä vuoden kalleimpaan aikaan — ja se vie juuri sen energian, jota joulukuussa eniten tarvitsisit.

Hyvä uutinen: joulukuun kalenterin saa täyteen soittamatta yhtäkään puhelua takaisin. Siihen tarvitaan viisi askelta, ja kaikki viisi ehtii tehdä yhdessä iltapäivässä.

timedule: käytössä vuodesta 2022. Alkaen 14 €/kk, ei provisioita. Siirrämme asiakkaasi maksutta. Kokeile 14 päivää ilmaiseksi, ilman sitoumuksia.

1. Avaa joulukuun ajat ajoissa

Jos kalenteri on auki vain viikon tai kaksi eteenpäin, joulukuuhun mahtuu vain se osa asiakkaista, joka sattuu soittamaan oikealla hetkellä. Loput kuulevat „tällä viikolla on kaikki varattu“ ja menevät sinne, missä vapaa aika näkyy heti ruudulla.

timedulessa tämä on yksi asetus: Varaussivu → Varaussäännöt → Kuinka pitkälle etukäteen voi varata. Laita se ennen joulukuuta vähintään 45 päivään, niin marraskuun puolivälissä voi jo varata ajan vuoden loppuun asti. Jos jokin viikko on pidettävä kiinni, sulje se viikko eikä koko kalenteria.

Ja kerro siitä ääneen. Yksi julkaisu, yksi tarina ja yksi lause jokaiselle asiakkaalle, joka tällä viikolla istuu tuolissasi: „Joulukuun ajat ovat varattavissa.“ Vakioasiakas, joka käy kuuden viikon välein, varaa heti — eikä sinun tarvitse etsiä häntä joulukuussa.

2. Anna asiakkaiden varata itse: nettiajanvaraus toimii silloinkin, kun sinä et ehdi

Jokainen timedule-tili saa oman varaussivunsa. Asiakas valitsee palvelun, työntekijän ja vapaan ajan ja vahvistaa varauksen parissa minuutissa. Sinun ei tarvitse tehdä mitään — aamulla varaus on vain kalenterissa.

timedulen datan mukaan 44 % nettivarauksista tehdään arkisin klo 8–18 ulkopuolella tai viikonloppuna (lue, milloin asiakkaat varaavat). Joulukuussa ilmiö on vielä selvempi: juhlapyhien suunnitelmat tehdään illalla, kun lapset on saatu nukkumaan. Jos ainoa tapa saada aika on soittaa yhdeksän ja viiden välillä, osa varauksista jää kokonaan tekemättä. Ajanvarausjärjestelmä ottaa ne vastaan silloinkin, kun puhelimesi on äänettömällä.

Syötä palvelut oikealla kestolla ja oikealla hinnalla. Silloin kalenteri tarjoaa vain ne ajat, joihin koko työ mahtuu, ja asiakas näkee itse, kuinka kauan hänen aikansa kestää. Kaksi yleisintä kysymystä — „kauanko tämä kestää?“ ja „paljonko se maksaa?“ — on vastattu ennen kuin kukaan ehtii kysyä.

3. Laita varauslinkki Instagramiin, Facebookiin ja Google Mapsiin

Varauslinkki toimii vain siellä, mistä asiakas oikeasti etsii sinua. Joulukuussa näitä paikkoja on kolme:

• Instagram. Laita linkki profiiliin ja jokaisen vapaita aikoja koskevan julkaisun yhteyteen. Lisää tarinaan linkkitarra, niin ajan voi varata kahdella napautuksella.
• Facebook-sivu. Laita linkki sivun painikkeen taakse ja joulukuun ensimmäiseen julkaisuun: „Joulua edeltävät ajat ovat auki, varaa tästä.“
• Google-yritysprofiili ja Google Maps. „Kampaaja Tampere“ haetaan Googlesta ja kartalta. Lisää varauslinkkisi profiilin varauslinkiksi, niin varauspainike on suoraan karttamerkinnässäsi. Päivitä samalla myös juhlapyhien aukioloajat, ettei kukaan aja kiinni olevalle ovelle.

Jos sinulla on verkkosivu, lisää varauspainike myös sinne. Kaikki neljä paikkaa vievät samalle sivulle, joten kalenterissa on aina yksi oikea kuva — tuli asiakas mistä tahansa.

4. Vähennä peruuttamattomia poissaoloja tekstiviestimuistutuksilla

Joulukuussa väliin jäänyt aika on kaikkein kallein: siihen aukkoon ei enää ehdi laittaa ketään, koska kaikki muut on jo varattu. Ja mitä aikaisemmin asiakas varasi, sitä todennäköisemmin hän unohtaa sen.

timedule lähettää muistutuksen tekstiviestillä tai sähköpostilla päivää ennen käyntiä, ja molemmat tekstit kirjoitat itse. Sähköpostimuistutuksessa on peruutuslinkki, joten asiakas, jonka suunnitelmat muuttuvat, voi vapauttaa ajan itse soittamatta sinulle. Sinä saat kaksi hyvää asiaa kerralla: vähemmän tyhjiä tunteja ja vähemmän puheluita.

Lue, miten muistutukset vähentävät peruuttamattomia poissaoloja, ja laske poissaololaskurilla, paljonko väliin jääneet ajat maksavat sinulle kuukaudessa. Sähköpostimuistutuksia voit kokeilla heti; tekstiviestimuistutukset lähtevät liikkeelle, kun tilaus on voimassa.

5. Sulje pyhät ja vapaapäivät ja pidä jonotuslistaa peruutuksia varten

Ennen kuin avaat kalenterin, merkitse päivät, joina et tee töitä. Lisää timedulessa näille päiville koko päivän mittainen tauko tai jätä työajat yksinkertaisesti syöttämättä — silloin kukaan ei varaa sinua jouluaatoksi. Lyhennetylle päivälle laita tauko siihen osaan, joka on kiinni, ja loput tunnit pysyvät varattavissa.

Peruutuksia tulee joulukuussa varmasti — sairastumisia, lapsia, yllättäviä työkiireitä. timedulessa peruttu aika vapautuu varaussivulle heti, ja seuraava asiakas ottaa sen itse. Voit nopeuttaa sitä yhdellä tarinalla: „Perjantaille klo 14 vapautui aika, linkki profiilissa.“ Aukko täyttyy minuuteissa eikä puhelukierroksella.

Ja kun joku kysyy aikaa, jota kalenterissa ei enää ole, kirjaa hänet ylös — asiakkaan muistiinpanoihin tai vaikka yhteen listaan puhelimessa. Kun aika vapautuu, lähetät hänelle linkin. Tuo lyhyt lista on joulukuun arvokkain paperi talossa.

Tarkistuslista tälle viikolle

Vedä rivi yli, kun askel on tehty:

• Varausikkuna vähintään 45 päivään eteenpäin.
• Palvelut oikealla kestolla ja hinnalla, työntekijöiden työajat joulukuulle kunnossa.
• Pyhät ja vapaapäivät kiinni tauoilla, lyhennetyt päivät oikein.
• Varauslinkki Instagram-profiilissa, Facebook-sivulla, Google-yritysprofiilissa ja verkkosivulla.
• Juhlapyhien aukioloajat päivitetty Google-profiiliin.
• Sähköposti- ja tekstiviestimuistutukset päällä, molemmat tekstit luettu läpi.
• Yksi julkaisu ja yksi tarina: „Joulukuun ajat ovat auki.“
• Paikka, johon kirjaat asiakkaat, jotka odottavat vapautuvaa aikaa.

Laita varausjärjestelmä töihin joulukuuksi

timedule hoitaa kaikki viisi askelta yhdestä paikasta: varaussivu, joka ottaa aikoja vastaan vuorokauden ympäri, kalenteri, joka tuntee jokaisen työntekijän työajat, muistutukset, jotka tuovat asiakkaan paikalle, ja tauot, jotka pitävät pyhät sinun ominasi. Katso kaikki ominaisuudet tai valitse oma alasi: kauneushoitolat, hieronta, fysioterapia, autohuolto ja autokoulut.

Ota se käyttöön tänään, niin joulukuusta tulee kuukausi, jonka tienaat — eikä kuukausi, jonka vietät puhelimessa. Alkaen 14 €/kk, ei provisioita, ja siirrämme nykyiset asiakkaasi maksutta.

Kokeile 14 päivää ilmaiseksi